8 consejos efectivos para administrar tu tiempo

Estás sobrellevando tus responsabilidades del día a día efectivamente? Qué significa esto? Qué estás ubicando todas tus tareas dentro de tus ocho horas laborales y estás completando al menos en un 80% todas tus responsabilidades.

Si esto no te está sucediendo actualmente quiere decir que tenes problemas para administrar eficientemente tu tiempo. Pero, está bien, no estás solo. Esto es el talón de aquiles de todo empleado - y administrar el tiempo efectivamente no sólo quiere decir encajar tus responsabilidades en el tiempo asignado, pero también encajar actividades que en realidad produzcan resultados de impacto.

Por ejemplo, de ese 80% de finalización en tus actividades diarias, al menos 20% de ellas tienen que ser de carácter prioritario, es decir impostergables.

Parte de gestionar el tiempo efectivamente es detectar en tus actividades lo que es URGENTE + IMPORTANTE, IMPORTANTE pero no urgente, y NO IMPORTANTE pero urgente, NO IMPORTANTE ni URGENTE.





Bajo esta matriz debe recaer tu planificación del tiempo. Esta debe ser la base de todo lo que vas aprender hoy para administrar tu tiempo efectivamente. Este es tu filtro en todo tu accionar durante la gestión del tiempo en tu trabajo.

La siguiente lista no es en orden jerárquico, es decir podes usarlas en cualquier orden, al final te van a dar el mismo resultado, que es manejar efectivamente el tiempo para lograr tus objetivos.

1) Hacer una lista de tareas

Cuando escribes tus tareas cobra un sentido mágico, activa una dinámica diferente en tu manera de ver las cosas, por que tu cerebro se programa en ordenar ideas y crea un sentido de alerta que necesitas finalizar esas tareas.

Al mismo tiempo que crea un sentido de responsabilidad y compromiso lo cual te empuja a tomar acciones concretas para lograr los objetivos planteados.

También está comprobado que levanta tu autoestima haciéndote sentir más productivo y una gran sensación de que las cosas van a funcionar o están funcionando - y por consiguiente baja tus niveles de estrés.




En un estudio realizado se encontró que los participantes que tenían el hábito de realizar una lista de tareas, incluso inducían al sueño por las noches más rápido que los que no tenían el hábito.Entre más específica era la lista de tareas, más rápido se dormían por las noches.

Que ya no te vueltas la cabeza por las noches y no te bañes de ansiedad. Empieza a hacer tu lista de tareas hoy mismo!

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2) Planificar tu jornada

Es algo similar a tu lista de tareas, pero en este caso es planificar como estará distribuido tu día - es decir, que es lo primero que harás al llegar a la oficina? Que harás en las primeras horas de la mañana y que harás después de medio día? 

Una planificación efectiva te hará lograr más cosas en el día y por supuesto optimizará tu tiempo.

"1 hora de planificación te ahorrará 10 horas de trabajo adicional" - dicen los expertos de Dovico, una firma desarrolladora de software para manejo del tiempo.



[Si no sos muy inclinado a lo digital, recomiendo que compres una agenda así como esta que ya trae todas las casillas y fechas para que solo plasmes tus actividades - las podes encontrar en cualquier librería]

Lo mejor es planificar la noche anterior. Es inefectivo llegar a la oficina y usar tu tiempo para planificar.

Tomate unos 20 minutos al final del día antes de irte a tu casa, y planifica las cosas que quedaron pendientes y próximas para completar mañana.

Luego, al siguiente día podés solamente priorizar, marcar tus tareas filtrándolas en tu matriz de manejo del tiempo.

3) Usar tu potencial en el tiempo adecuado

Esta es una matemática simple, y no quiero sonar retórico, pero me vas a entender: es ultra ineficiente dejar tus tareas más desafiantes y complejas en horas de la tarde. El peso del almuerzo sumado con esa congoja chambona que se apodera de nosotros por la tarde, va ser imposible lograr completar tus tareas importantes de manera eficiente.

De acuerdo a una encuesta realizada por New Economics Foundation, los empleados más productivos realizan las tareas más complejas entre las 9AM - 12 PM. 




También, comprobaron que los niveles de productividad decrecen significativamente después de medio día.

Incluso, podés segmentar ese lote de tiempo de la siguiente manera:

8AM - 9 AM - Tiempo para innovar: aquí podes aprovechar para diseñar un producto nuevo, un reporte, o cualquier herramienta que sea necesaria para agregar valor a tu organización. Podés crear sesión de lluvia de ideas con tu equipo o cualquier otra actividad para crear algo nuevo. Tus niveles de creatividad están más agudos en éstas horas de la mañana.

9AM - 10AM - Tiempo para crear: aquí podes implementar acciones concretas para crear un producto específico, crear un bosquejo, políticas, o alguna iniciativa urgente y relevante, al mismo tiempo de gran valor para tu organización.

10AM - 12PM - Tiempo para dar seguimiento: podes delegar efectivamente con tu equipo o segmentar tareas varias y dar seguimiento mediante reuniones virtuales, personales, o sesiones de análisis y pensamiento crítico para asegurar la efectiva implementación del plan de trabajo.

4) Aprender a decir NO

Algo que siempre nos plaga en la oficina es decir SI a todo y en eso nos vemos involucrados en echarnos cargas innecesarias a cuestas, peso extra, que lo único que hace es consumir nuestro valioso tiempo.

Lo peor de esto es que es un paradigma social que nos hemos creído y por tanto condescendemos en todo sólo para quedar bien.

Pero esto tiene que cambiar por que te cuento que existe gran poder en el arte de decir NO. Y todo radica en la manera cómo lo digas para no sonar seco ni mal educado.



La recomendación esencial aquí es ser asertivo: explicar con firmeza inquebrantable tus razones por las que estás diciendo que NO.

Pero también tenes que balancear y no dar muchas explicaciones por que podés quedar como alguien que da excusas insulsas.

Entonces, la fórmula para decir NO efectivamente es: 

1. Decir NO con firmeza
2. Ser cortés y explicar 1 o 2 razones por que decís NO
3. Proponer una solución alterna o un mejor tiempo para completar lo que se te solicita
4. Comprometer a la otra persona preguntando si tienen una mejor propuesta.

 5) Ser flexible y no tan perfeccionista

Si bien querés manejar tu tiempo efectivamente y lograr tus objetivos, también debes de ser flexible por que no siempre las cosas salen como queremos. Siempre existen detractores: personas, cosas, o circunstancias que ralentizan (hacen lento) nuestros procesos.

Entonces, si surgen inconvenientes en tu planificación hace lo más que podas para completar tu tarea, pero no te enfrasques tanto en que tiene que ser todo perfecto. Si no la completas, está bien hacer una pausa, atender la situación detractora, y luego continuar en otro tiempo del día, o incluso a la mañana siguiente, pero el punto es que sigas planificando y no dejes desatendidas tus tareas.

6) Incorporar hábitos saludables

Sí, puede sonar algo retórico, pero es cierto. Hay poder en incorporar hábitos que despiertan tu potencial productivo tales como ejercicio, dormir temprano, dormir 6-8 horas, comer saludable, meditar, orar.

Los científicos han encontrado una conexión entre éstos hábitos saludables y el incremento en la productividad - dentro del cual va el manejo efectivo del tiempo.

Tu cerebro se oxigena, tus niveles de creatividad florecen, y por tanto vas encontrar que manejar tu tiempo ya no va ser abrumador.




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7) Agrupar tareas similares

En diversas ocasiones vas a darte cuenta que tus tareas son muy similares o están atadas a un objetivo final. Por tanto, es recomendable que agrupes tareas por grupos y así podas darles mejor respuesta a cada una y un seguimiento continuo.

Existe un método efectivo para realizar tareas o detectar grupos de tareas que pueden ayudarte a alcanzar el mismo objetivo, es el método de ruta crítica.

Con la ruta crítica podes detectar de una lista de 10 tareas, cual o cuales son las esenciales o "críticas" para que puedan realizarse las demás tareas en la lista y alcanzar tu objetivo.

Por ejemplo, en siguiente diagrama vemos que la ruta crítica está en realizar las tareas B, G, y K en las cuales estriba toda la importancia de que el resto de las acciones apunten hacia adelante - vemos que todas las flechas apuntan hacia "END" que es el objetivo final.


Fuente: Universidad Galileo

8) Hacer menos para lograr más

Esto es un principio como el de Paretto, del 80/20, donde haciendo actividades cruciales que sólo pueden ser un 20% vas a maximizar tus resultados para lograr el 80% de efectividad en tu trabajo.

Por tanto, es bueno ponerle mente al antiguo adagio que dice "el que mucho abarca, poco aprieta".

No trates de meter todo en un sólo día. Tu estrategia de optimizar el tiempo radica en concentrarte efectivamente lo que va generar impacto y no en completar tareas sólo por salir del paso.

El resultado final es que estarás creando valor y no sólo cumpliendo tus deberes laborales.

Conclusiones

Optimizar tu tiempo comienza en filtrar todas las tareas por orden de urgencia e importancia.

Hacer una lista de tareas trae grandes beneficios y además de optimizar tu tiempo, te ayuda a bajar tus niveles de estrés creando un sentido de responsabilidad.

Planificar es tan importante que no hacerlo puede conllevar a pasar horas extras en la oficina lo cual sólo produce quemarte y no lograr mucho.

En el proceso de optimizar el tiempo, también es sabio detectar cuales son las distintas horas del día donde podes maximizar tu potencial. Por ejemplo, tus tareas más operativas y menos complejas y no tan importantes, es mejor realizarlas por la tarde. Pero tus tareas más complejas y urgentes, por la mañana, donde tus niveles de creatividad y productividad están a su máximo.

Es bueno saber decir NO por que así te libras de responsabilidades adicionales que muchas veces no abonan a tu plan del día. No quiere decir que no seas servicial o colaborador, sino en que sepas detectar tu nivel de compromiso y priorizar tus tareas - al mismo tiempo que podas comunicar bien a la otra persona tu razón por decir no y encontrar un acuerdo mutuo para que ambos queden satisfechos.

Incorporar hábitos saludables tiene una correlación en tu manera de administrar el tiempo.

Agrupar tareas similares y encontrar la ruta crítica para lograr tu objetivo final te ahorrará horas y horas de dar vueltas innecesarias por un laberinto - hablando figurativamente.