Cómo dar feedback a un subordinado más antiguo y experto que vos
El feedback es una palabra del idioma inglés cuyo equivalente al español se traduce: "retroalimentación".
Este término hace alusión a lo que bien indica el mismo: una alimentación en reversa. Es el resultado final de un proceso.
Se acuñó primeramente desde el ámbito de la electrónica, cuando se elaboraban circuitos y un transmisor regresaba una señal a una fracción de un circuito en una etapa anterior.
Es la información o alimentación que se da a alguien con respecto a un proceso nuevo en el cual esa persona no está consciente que existe o lo considera obsoleto.
Imagina que te sentes con tu papa y empecés a querer darle cátedra de la vida, tratando de "alimentarle" con las cosas modernas de la actual sociedad, y querer alinearle a nuevos estándares, normas, procesos, etc.
Ciertamente te va mandar por el despeñadero en un submarino amarillo con unos audífonos y escuchando la homónima canción.
Es una situación similar que vas enfrentar cuando te toque encarar a un empleado que digamos lleva diez años en la empresa y vos apenas llevas, digamos, unos dos años. Ouch!
Estas son las mejores recomendaciones que debes seguir para que podas dar feedback profesional y asertivo a un empleado de mayor antigüedad:
Dando feedback profesional y asertivo
Las bases preliminares
Ahora viene la parte donde tenes que partirla siendo profesional, diplomático, pero también muy asertivo en los cambios de comportamiento que esperas de ese empleado.
"El desempeño de un buen feedback dentro de la empresa puede lograr que los trabajadores tengan claro qué es lo que se espera de ellos. Se establece así una relación de mutua confianza, como empresarios estamos dejando ver que contamos con nuestros empleados, les escuchamos y les valoramos; mejorando así su autoestima. Esto va a hacer que sea más fácil delegar tareas en ellos. A través del feedback va a existir en la empresa un clima de mayor motivación, ya que se sienten parte del equipo."
*Fuente: El blog Job and Talent
Por que de eso se trata el feedback, de alimentar a la persona con las cosas buenas y las cosas que necesita cambiar para que puede llegar alcanzar un nivel de liderazgo integral y profesional.
Por tanto, antes de iniciar evaluá tu integridad y profesionalismo haciendo un check si tenes cada una de estas características esenciales:
- Escucha atentamente
- Tenes un deseo profundo de ayudar a que otros se desarrollen
- Te consideras una persona en constante proceso de aprendizaje
- Creas oportunidades y sos transparente
- Conoces bien tus capacidades técnicas
- Conoces tus fortalezas y debilidades
- Comunicas esperanza y optimismo
- Sos respetado por los demás colegas de tu empresa y te consideran una autoridad en tu campo
- Tenes la capacidad de poner metas alcanzables
- Valoras la opinión de los demás y sus propuestas de trabajo
- Sos te motivación a los demás por el ejemplo que les das
Esto es todo lo que necesita un buen mentor. Si no cumplís con la mayoría de estas características, sugiero que mejor no des el feedback uno a uno y en vez, continués dando ejemplos de liderazgo y servicio para que esa persona entienda la pedrada.
Recordá que esta persona a la que vas a darle feedback ya lleva mucho tiempo en la compañía. Te puede salir el tiro por la culata y tu sesión puede terminar siendo tu piedra de tropiezo.
El modelo OR - Observar Reaccionar
Muchas veces, si no la mayor parte del tiempo, el desempeño de los empleados está vinculado con problemas personales.
Por tanto es sabio e imperativo observar con atención el comportamiento inadecuado por el cual querés dar feedback, analizar si tiene sentido lo que vas a decir, reaccionar convocando a una reunión para el feedback, y dar el seguimiento adecuado.
Las etapas clave de este modelo es que sepas observar objetivamente la situación y reaccionar adecuadamente para que tu feedback pueda ser profesional y efectivo.
Este modelo OR de hecho es recomendado que sea un proceso constante y dinámico: observar siempre tu alrededor, el comportamiento de los empleados, sus reacciones, sus necesidades, sus demandas, sus errores, escucharles atentamente, y pensar en soluciones viables para resolver todos los problemas.
Una pregunta clave para filtrar todo lo que ocurre con un empleado es preguntarse: "¿Es normal este tipo de comportamiento?"
Toma nota de todo lo observado
Una vez que pases por todo el proceso OR, debes de tomar nota para tener un consolidado de lo que va ser el feedback y también aclarar los objetivos.
Cuál es el objetivo de la sesión: que el empleado deje de llegar tarde? que el empleado deje de ser insubordinado? que el empleado entregue productos de mejor calidad? Todo eso debes de considerarlo y anotarlo en una hoja.
También anota cuales son tus expectativas de la sesión, es decir en cuánto tiempo vas esperar un cambio de comportamiento, cuales son las metas institucionales que queres que alcance el empleado, cual es la visión bajo la cual queres que trabaje, y como es el ritmo de trabajo que esperas de esa persona.
Recordá que los empleados también necesitan conocer estas cosas para poder desempeñarse a como se espera.
Complementos que ayudan a dar feedback profesional
Dejársela ir con dulce
Esta frase literalmente viene de una práctica profesional recomendada por los psicólogos de tener dulces en las oficinas o reuniones para romper el hielo con los empleados.
Hasta la corriente del Feng Shui sugiere que tener dulces en la oficina contrarresta la mala energía y crea un ambiente "dulce".
Es una práctica que se remonta desde siglos atrás donde los comerciantes de diversas naciones traían dulces de sus países como símbolo de paz o para hacer un llamado a negociar en términos favorables.
Incluso algunos han aseverado que ofrecer dulces en la oficina eleva la moral del empleado.
Por tanto, si estás preparando sentarte con un empleado antiguo para dar feedback y discutir quizás temas sensibles donde requieran ciertos compromisos o negociaciones por parte de la persona, es altamente recomendable que de entrada tengas tus jarras llenas de botonetas M&Ms o de ositos gominola...o lo que sea de dulces que te gusten y amablemente rompas el hielo diciendo "Agarrá caramelos".
Es también una terapia cuasi padrinista como solíamos ver en la legendaria Familia Corleone. Cada vez que se avecinaba una mala noticia o una negociación le ofrecían un trago a sus enemigos.
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Preguntas personales
Luego del dulce, un efectivo rompe-hielos, rompe tensiones, es hacer preguntas personales tales como:
- ¿Qué tal el fin de semana?
- ¿Cómo estuvo tu almuerzo?
- ¿Cómo está tu familia?
- ¿Lograste resolver el problema que me habías comentado?
- ¿Tu mamá ya está mejor?
- ¿Querés ver algo? - y le mostrás algún video familiar tuyo o bien algo divertido.
Cualquier otra pregunta similar relacionado con una circunstancia actual del empleado, provocará un impacto positivo y te ayudará a transmitir tu feedback de manera efectiva.
Esta estrategia la usan en los ambientes más competitivos de la banca estadounidense. En mis tiempos cuando trabajé en JP Morgan Chase me entrenaron para dar feedback y una de las primeras cosas que debíamos hacer era comenzar con preguntas personales, pero no en sentido retórico, en realidad transmitir interés por el empleado.
De acuerdo al gran Dale Carnegie, autor y conferencista estadounidense, no hay nada más gratificante para una persona que hacerla sentir interesante o que en realidad nos preocupamos por ella.
Comunicación efectiva durante la sesión
Resalta lo positivo
Esto es como un cojín que debes usar estratégicamente antes de comenzar una sesión de feedback, y traer buenos resultados porque generalmente abre la mente de las personas y los hace más receptivos.
Por tanto, procura resaltar primero lo positivo que ves en esa persona, sus habilidades, su desempeño, su personalidad, cualquier cosa que exalte la dignidad de la persona.
Podes encontrar hitos dentro de la empresa que esa persona haya relucido como un actor clave en alguna actividad o proceso.
No confrontes a la persona
Una de las mejores cosas que podes hacer es evitar ser confrontativo. En realidad no te va llevar a nada más que echarle leña al fuego.
Lo recomendado es que tu manera de expresarte siempre comience por una percepción tuya de un comportamiento inadecuado - sin señalar directamente a la persona.
Funciona de manera increíble y provocar grandes resultados para transmitir un mensaje.
Por ejemplo: estás con un empleado que desacata órdenes constantemente y es un empleado viejo, ya con mucha experiencia, pues lo más recomendable es decir algo así como "Yo he notado con mucho asombro que mis instrucciones no son bien recibidas" en vez de decir "Vos tenes que obedecerme" o "Veo que no estás acatando mis instrucciones".
"Es por eso que, cuando damos feedback tenemos que hacerlo con mucho tacto. Sobre todo cuando interactuamos con personas que están a nuestro mismo nivel tenemos que ser muy cuidadosos con lo que decimos para que no se malinterprete."
**Fuente: Blog de Sebastián Lora
Tampoco vas a tapar el sol con un dedo y hablar en claves, simplemente no seas áspero ni frontal con el empleado.
Acordáte que es un empleado con mayor antigüedad y guste o no requiere abordarlos con un código especial para posicionarte como un buen líder y para poder maximizar el potencial de ese empleado.
No hables mucho
Cuando estés dando feedback procura no hablar mucho y en vez hace las preguntas adecuadas.
Vos sos solo un facilitador de la sesión y estás ahí para escuchar únicamente y para poner las expectativas sobre la mesa.
Lo mejor es hacer preguntas que inicien una conversación. Es decir que sean preguntas abiertas: ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuando? ¿Por qué?
Ejemplos:
"¿Qué vas hacer diferente la próxima semana para mejorar en esto?"
"¿Cómo vas llegar a la meta al final de este mes?
"¿Cuándo vas a tener listo el reporte que te pedí hace días?
"¿Por qué has estado viniendo tarde todos los días?"
Una postura interna que debes tener es la humildad y el deseo de aprender de esa persona. Al final, lleva más tiempo que vos en la compañía y es tu deber ser paciente, humilde, y también escucharle ampliamente en todo lo que tenga que decir.
Se trata de ayudar a esa persona, no se trata de lo que vos tengas que decir o cómo querrás hacerte escuchar o imponerte.
Toma notas en tu computadora
Hago énfasis que debe ser en tu computadora por que esto le da un giro profesional y al mismo tiempo crea un sentido de seriedad en el empleado.
Mientras hable, toma notas de todo lo que te dice, y al mismo tiempo de algunos compromisos, acuerdos entre ustedes respecto a cambios de comportamiento.
Sobre ese mismo documento que plasmes notas varias y esos compromisos, podes poner el nombre de esa persona al final y un enunciado que diga:
"Me comprometo a cumplir estos compromisos durante los próximos 3 meses en los cuales me encontraré bajo estado probatorio"
Conclusiones
Dar feedback a un empleado de mayor antigüedad es muy desafiante y debe ser hecho con mucha astucia, tacto, y diplomacia.
Al mismo tiempo, es recomendable no claudicar en tu postura y ser asertivo siempre y cuando tengas bien documentado todo.
Es imperativo primero observar bien el comportamiento y luego saber cómo dar feedback constructivo, tomar notas, y hacer tus observaciones previo a la sesión.
Las sesiones de feedback para un empleado de mayor antigüedad se tratan de ayudar al empleado a ser mejor, no es una oportunidad para ejercer tu autoridad.
Tener dulces en tu oficina crea un ambiente más relajado, el empleado se siente más tranquilo, y hasta se ha constatado que incrementa la moral de los empleados.
Evita ser confrontativo al dar feedback a un colaborador para que tu sesión tenga más impacto y se mueva por una vía positiva.
Rompe el hielo de entrada con preguntas personales, esto desactiva la tensión en las personas y se sienten más relajados para conversar y escuchar.
Usa tu computadora estratégicamente durante la sesión para denotar seriedad y profesionalismo, al mismo tiempo crea un sentido de responsabilidad en el empleado.
Imprime todas las conclusiones y compromisos de tu sesión y hace que el empleado firme para crear un compromiso.
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